Política de tratamiento de datos personales

El derecho al habeas data ha sido consagrado constitucionalmente como un derecho fundamental autónomo, a través del cual se garantiza el derecho a la intimidad, el buen nombre y el derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que sobre ellas se hayan recogido en bases de datos y archivos de entidades pública y privadas.

El derecho al habeas data otorga la facultad al titular de datos personales de exigir a las administradoras de esos datos, el acceso, inclusión, exclusión, corrección, adición, actualización y certificación de los datos, así como la limitación en la divulgación, publicación o cesión de la información.

El Instituto Superior de Pedagogía, requiere para el ejercicio de sus funciones, información personal de los ciudadanos que es incorporada en bases de datos, el presente documento tiene por finalidad establecer los lineamientos a tener en cuenta para la creación, tratamiento y cierre de las bases de datos, de acuerdo con lo establecido en la ley 1581 de 2012, ley 1712 de 2014, decreto reglamentario 1074 de 2015 y decreto 620 de 2020, que abarcan todos los aspectos misionales, administrativos y de control que deben ser cumplidos por todas las personas vinculadas a la Entidad.

Con la implementación de esta política, el Instituto Superior de Pedagogía, busca asegurar que los datos personales no sean tratados por terceros que no cuenten con autorización previa, expresa y libre de su titular.

La política de tratamiento de datos personales se aplicará a todas las bases de datos o archivos que contengan Datos personales que sean objeto de tratamiento por parte del Instituto Superior de Pedagogía, con el fin de garantizar el derecho al Habeas Data de los titulares de información personal.

AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

COMUNICACIÓN/ CESIÓN DE DATOS: Toda revelación de datos realizada a una persona o entidad distinta del interesado. La cesión de datos debe estar, salvo excepciones, necesariamente consentida por el interesado. Por ello, es importante no comunicar datos de carácter personal a otras personas físicas o jurídicas, salvo que se disponga del consentimiento de dicha persona o se esté ante alguna de las excepciones previstas por la Ley.

CONSULTA: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por este o por la ley para conocer la información que reposa sobre ella en bases de datos o archivos.

DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

DATO PERSONAL SENSIBLE: Son “aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos”. La Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de datos sensibles con excepción de los siguientes casos: (i) cuando el Titular otorga su consentimiento, (ii) el Tratamiento es necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado, (iii) el tratamiento es efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad, (iv) el Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial, y (v) el Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, en este último caso deben adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD: Se debe tener en cuenta que aunque la Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de los datos personales de los menosres de edad, salvo aquellos que por su naturaleza son públicos, la Corte Constitucional precisó que independientemente de la naturaleza del dato, se puede realizar el tratamiento de éstos “siempre y cuando el fin que se persiga con dicho tratamiento responda al interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegure sin excepción alguna el respeto a sus derechos prevalentes”.

DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

OFICIAL DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DEL DATO/ OFICIAL DE PRIVACIDAD: Es el encargado de velar por la implementación efectiva de las políticas y procedimientos adoptados por esta, para cumplir las normas, así como la implementación de buenas prácticas de gestión de datos personales dentro de la Entidad.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD: El titular a causahabiente solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento, lo anterior según lo dispuesto en el artículo 16 de la ley 1581 de 2012.

SUPRESIÓN DEL DATO: Los Titulares podrán en todo momento solicitar al responsable o encargado la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, grabación, modificación, envío, conservación, circulación o supresión.

TRANSFERENCIA: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

TRANSMISIÓN: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

USUARIO: Sujeto o proceso autorizado a acceder a datos o recursos. Normalmente un usuario será una persona que accede a datos de la organización. El usuario podrá tener diferentes perfiles de acceso y ser un usuario interno o externo (un usuario de otra organización que accede a nuestro sistema para prestar un servicio, por ejemplo, mantenimiento informático).

El Instituto Superior de Pedagogía, actúa como el responsable del manejo del tratamiento de los datos personales y hará uso únicamente de los datos estrictamente que tenga la Entidad de acuerdo a la finalidad de la función que desarrolla, de acuerdo con lo establecido en la ley 1581 de 2012 y demás normas que regulen sobre esta materia.

Para efectos de la presente política, el Instituto Superior de Pedagogía, señala como su domicilio el ubicado en la calle 73 sur número 64-23, La Estrella y dirección de correo electrónico tratamiento.datospersonales@senado.gov.co.

5.1. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El Instituto Superior de Pedagogía, de acuerdo con la ley, es responsable del tratamiento de datos personales contenidos en sus bases de datos; y sus deberes son los siguientes de acuerdo con el artículo 17 de la ley 1581 de 2012:

I. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.

II. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

III. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

IV. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

V. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

VI. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este mantenga actualizada.

VII. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento del tratamiento.

VIII. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento este previamente autorizado.

IX. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

X. Tramitar las consultas y reclamos formulados.

XI. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

XII. Informar a solicitud del titular acerca del uso dado a sus datos.

XIII. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

XIV. Usar únicamente datos cuyo tratamiento este previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012. El Instituto Superior de Pedagogía tendrá presente, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que solo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos solo para aquellas finalidades para las que se encuentra debidamente facultado, respetando en todo caso, la normativa vigente sobre protección y tratamiento de datos personales.

5.2. DEBERES DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

El Instituto Superior de Pedagogía, podrá realizar el tratamiento de sus datos personales a través de encargados y sus deberes son:

I. Garantizar al titular en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de protección de datos personales.

II. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

III. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.

IV. Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

V. Tramitar las consultas y reclamos formulados por el titular en los términos señalados en la presente ley.

VI. Abstenerse de circular información que este siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

VII. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

VIII. Verificar la existencia de la autorización y su alcance.

La ley 1581 de 2012 establece que los titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos:

I. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho de podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

II. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la citada ley.

III. Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

IV. Presentar ante el Instituto Superior de Pedagogía, quejas por infracciones a lo dispuesto en la citada ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

V. Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria o supresión procederá cuando el Instituto Superior de Pedagogía haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la constitución.

VI. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Adicionalmente, el Decreto reglamentario 1377 de 2013, define que los responsables deberán conservar prueba de la autorización otorgada por los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.

El Instituto Superior de Pedagogía cumplirá con las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio; además, le informará cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

Las personas autorizadas para cumplir esta política, deberán obtener por parte del titular su autorización previa, expresa e informada para recolectar y tratar sus datos personales. Esta autorización no se requiere cuando los datos son de naturaleza pública.

Para obtener la autorización, es necesario informarle a la persona antes de su autorización, de manera clara y expresa lo siguiente:

a. El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.

b. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre datos de menores de edad.

c. Los derechos que le asisten como titular previstos en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012.

d. La identificación, dirección física o electrónica del Instituto Superior de Pedagogía.

En segundo lugar, obtendrá el consentimiento del titular a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tal como la página web, formularios, formatos,

actividades, concursos, presenciales o en redes sociales, PQRSD, mensajes de datos o APPS.

Se deberá dejar prueba del cumplimiento de la obligación de informar y del consentimiento.

La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del titular del dato que permitan concluir de manera razonable que esté otorgo su consentimiento para el tratamiento de su información. Dicha conducta debe ser clara de manera que no admita duda o equivocación sobre la voluntad de autorizar el tratamiento.

Todo esto, de acuerdo a la ley 1712 de 2017 y el decreto 620 de 2020 en donde imparten las medidas necesarias con las que debe contar la entidad para los usuarios y titulares de la información personal.

8.1. AUTORIZACIÓN PARA TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

Para la recolección y tratamiento de datos sensibles, se deben cumplir con los siguientes requisitos:

a. La autorización debe ser explicita o mediante conductas inequívocas claras, específicas y comprobables.

b. Se debe informar al titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de dicha información.

c. Se debe informar de forma explícita y previa al titular cuales de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo.

8.2. AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES DE EDAD

Cuando se trate de la recolección y tratamiento de datos de menores de edad se deben cumplir los siguientes requisitos:

a. La autorización debe ser otorgada por personas que estén facultadas para representar los menores de edad. El representante de los menores de edad deberá garantizarles el derecho a ser escuchados y valorar su opinión del tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de los menores de edad para entender el asunto.

b. Se debe informar que es facultativo responder preguntas sobre datos de los menores de edad.

El Instituto Superior de Pedagogía podrá realizar la transferencia de datos a otros responsables del tratamiento cuando así este autorizado por el titular de la información o por la ley o por un mandato administrativo o judicial.

El Instituto Superior de Pedagogía podrá enviar o transmitir datos a uno o a varios encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia en los siguientes casos:

a. Cuando cuente con autorización del titular

b. Cuando sin contar con la autorización exista entre el responsable y en encargado un contrato o acuerdo de transmisión de datos.

El Instituto Superior de Pedagogía, realizará el tratamiento de los datos personales de acuerdo con las condiciones establecidas por el titular, la ley o las entidades públicas; el tratamiento de los datos personales se podrá realizar a través de los medios físicos autorizados o digitales de acuerdo con el tipo y forma de recolección de la información personal.

El Instituto Superior de Pedagogía también podrá tratar los datos personales, entre otros, para los siguientes fines:

a. Para los fines misionales y administrativos de la Entidad.

b. Ejercer su derecho de conocer de manera suficiente al usuario que pretende contar con algún servicio ofrecido por el Instituto Superior de Pedagogía o realizar algún trámite a través de esta, prestar servicios y valorar el riesgo presente o futuro de las mismas relaciones y servicios.

c. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual con el Instituto Superior de Pedagogía, así como el cumplimiento de la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales o administrativas.

d. Realizar actividades estadísticas, de atención al usuario, actividades de publicidad y convocatorias, directamente o a través de terceros derivados de cualquier vínculo jurídico o contractual cuyo objeto sea ejercer funciones delegadas por el Instituto Superior de Pedagogía conducentes al cumplimiento de su misión y visión institucional.

e. Caracterizar grupos de interés y adelantar estrategias de mejoramiento.

f. Dar a conocer, transferir o transmitir datos personales dentro y fuera del país a las filiales o subsidiarias del Instituto Superior de Pedagogía o a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera o para implementar servicios de computación en la nube.

g. Dar tratamiento y respuesta a las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias presentadas a la Entidad.

h. Envío de información de interés general.

i. Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los titulares de datos en una o varias bases de datos, en el formato que estime más conveniente.

Los datos que se recolecten o almacenen sobre los contratistas del Instituto Superior de Pedagogía mediante el diligenciamiento de formatos, vía telefónica o con la entrega de documentos como hojas de vida y anexos, serán tratados para todo lo relacionado con cuestiones laborales de orden legal o contractual. En virtud de lo anterior, el Instituto Superior de Pedagogía utilizará los datos personales para los siguientes fines: 1. Dar cumplimiento en lo que le aplique, a las leyes como, entre otro derecho laboral, seguridad social, pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensación familia (Sistema Integral de Seguridad Social) e impuestos; 2. Cumplir las instrucciones de las autoridades judiciales y administrativas competentes; 3. Implementar las políticas y estrategias laborales y organizacionales. Estas finalidades aplicarán para los datos que se recolecten o almacenen sobre los contratistas del Instituto Superior de Pedagogía mediante el diligenciamiento de formatos, vía telefónica, o con la entrega de documentos serán tratados para todo lo relacionado con cuestiones laborales de orden legal o contractual. Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada por los titulares datos. Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los titulares de datos, con cualquier información que disponga legítimamente, como relaciones comerciales.

La información y datos personales suministrados por el titular de los mismos, podrán ser utilizados por el Instituto Superior de Pedagogía como responsable del tratamiento de los datos, para el desarrollo de las funciones propias de la Entidad.

Para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones del Instituto Superior de Pedagogía, podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso, respecto de los datos que son recolectados directamente en los puntos de seguridad, tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y obtenidos de las video grabaciones que se realizan dentro y fuera de las instalaciones del Instituto Superior de Pedagogía, estos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones del Instituto Superior de Pedagogía y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.

Cualquier otra finalidad que se pretenda dar a los datos personales, deberá ser informada previamente, en el aviso de privacidad y en la respectiva autorización por parte del titular del dato, según sea el caso, teniendo en cuenta los principios rectores para el tratamiento de los datos personales, establecidos por la ley y las demás normas que desarrollan la materia.

11.1. GENERALIDADES

1. El Instituto Superior de Pedagogía debe cumplir con las normas actuales vigentes acerca de la protección de datos personales.

2. Los funcionarios y contratistas deben acogerse a las inhabilidades, impedimentos, incompatibilidades y conflicto de intereses contemplado en la Ley 734 de 2002, para el tratamiento de datos personales.

3. El Instituto Superior de Pedagogía garantiza el derecho de acceso a los datos personales, una vez se verifique la identidad del titular, su causahabiente o representante, poniendo a disposición de este, los respectivos datos personales.

4. El Instituto Superior de Pedagogía garantiza los medios de comunicación electrónica para la formulación de consultas, los cuales serán los mismos para la recepción y atención de las PQRSD.

5. El Instituto Superior de Pedagogía, como responsable del tratamiento de los datos personales, deberá rectificar y actualizar a solicitud del titular toda información que pueda ser incompleta o inexacta.

6. En cualquier momento, los titulares podrán solicitar la supresión de sus datos personales cuando los datos no estén recibiendo un tratamiento adecuado, o los mismos no son pertinentes y necesarios para la finalidad por la cual fueron inicialmente recolectados.

7. La supresión de datos no procederá, cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos; o la supresión de los datos represente un impedimento en actuaciones administrativas o judiciales relacionadas a obligaciones fiscales, investigación de delitos o actualización de sanciones administrativas.

11.2. ESPECIFICACIONES

1. El Instituto Superior de Pedagogía realiza el tratamiento de datos personales de acuerdo a las funciones propias, conforme a la ley y para tal efecto no requiere la autorización previa, expresa e informada del titular. En caso de que no corresponda a sus funciones deberá obtener la autorización por medio de un documentos físico, electrónico, mensaje de datos, internet, sitio web, de manera verbal o telefónica o en cualquier otro formato que permita su posterior consulta a fin de constatar de forma inequívoca que sin el consentimiento del titular los datos no serían capturados y almacenados en medios electrónicos o físicos. Así mismo se podrá obtener por medio de conductas claras e inequívocas del Titular que permitan concluir de una manera razonable que este otorgó su consentimiento para el manejo de sus Datos Personales.

2. El Instituto Superior de Pedagogía solicitará la autorización a los Titulares de los datos personales y mantendrá las pruebas de ésta, cuando el Tratamiento de Datos Personales se realice con una finalidad diferente para la cual fueron recolectados inicialmente.

3. El Dato Personal sometido a Tratamiento deberá ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Se mantendrá la información bajo estas características siempre y cuando el titular informe oportunamente sus novedades.

4. Los Datos Personales solo serán tratados por aquellos funcionarios o contratistas del Instituto Superior de Pedagogía que cuenten con el permiso para ello, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades o por los Encargados.

5. El Instituto Superior de Pedagogía no hará disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios masivos de comunicación, a menos que se trate de información pública o que se establezcan medidas técnicas que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas autorizadas por ley o por el titular.

6. Todo Dato Personal que no sea Dato Público se tratará como confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el Titular del Dato Personal y el Instituto Superior de Pedagogía haya finalizado. A la terminación de dicho vínculo, tales Datos Personales deben continuar siendo Tratados de acuerdo con lo dispuesto por la ley general de Archivo y Retención Documental.

7. Cada área del Instituto Superior de Pedagogía debe evaluar la pertinencia de anonimizar los actos administrativos y/o documentos de carácter público que contengan datos personales, para su publicación.

8. El Instituto Superior de Pedagogía suministrará, actualizará, ratificará o suprimirá los Datos Personales a solicitud del Titular para corregir información parcial, inexacta, incompleta, fraccionada que induzca al error o aquella que haya sido tratada previa a la vigencia de la ley y que no tenga autorización o sea prohibida.

9. Cuando le sea solicitada información, ya sea mediante una petición, consulta o reclamo por parte del Titular, sobre la manera como son utilizados sus Datos Personales, El Instituto Superior de Pedagogía entregará dicha información.

10. A solicitud del Titular y cuando no tenga ningún deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos del Instituto Superior de Pedagogía, los Datos Personales deberán ser eliminados. En caso de proceder una revocatoria de tipo parcial de la autorización para el Tratamiento de Datos Personales para algunas de las finalidades el Instituto Superior de Pedagogía podrá seguir utilizando los datos para las demás finalidades respecto de las cuales no proceda dicha revocatoria.

11. Los Datos Personales solo podrán ser tratados durante el tiempo y en la medida que la finalidad de su tratamiento lo justifique.

12. El Instituto Superior de Pedagogía será más riguroso en la aplicación de las políticas de tratamiento de la información cuando se trate del uso de datos personales de los menores de edad asegurando la protección de sus derechos fundamentales.

13. El Instituto Superior de Pedagogía podrá intercambiar información de Datos Personales con autoridades gubernamentales o publicas tales como autoridades administrativas, de impuestos, organismos de investigación y autoridades judiciales, cuando la soliciten en ejercicio de sus funciones.

14. Los Datos Personales sujetos a tratamiento deberán ser manejados proveyendo para ello todas las medidas tanto humanas como técnicas para su protección, brindando la seguridad de que ésta no pueda ser copiada, adulterada, eliminada, consultada o de alguna manera utilizada sin autorización o para uso fraudulento.

15. Cuando finalice alguna de la labores de tratamiento de Datos Personales por los Servidores, contratistas o Encargados del tratamiento, y aun después de finalizado su vínculo o relación contractual con el Instituto Superior de Pedagogía, éstos están obligados a mantener la reserva de la información de acuerdo con la normatividad vigente en la materia.

16. El Instituto Superior de Pedagogía divulgará en sus servidores, contratistas y terceros encargados del tratamiento las obligaciones que tienen en relación con el tratamiento de Datos Personales mediante campañas y actividades de orden pedagógico.

17. El Instituto Superior de Pedagogía no realizará transferencia de información relacionada con Datos Personales a países que no cuenten con los niveles adecuados de protección de datos, de acuerdo con los estándares que estén fijados de acuerdo con la normatividad legal que regule el tema y la Superintendencia de Industria y Comercio.

18. En el caso de existir un Encargado del Tratamiento de información de Datos Personales, el Instituto Superior de Pedagogía suministrará según el caso, información de Datos Personales únicamente cuyo Tratamiento realice en virtud de sus funciones legales y cuando excepcionalmente éstas no apliquen, con la autorización del Titular.

19. El Instituto Superior de Pedagogía Informará al Encargado del Tratamiento de información de Datos Personales, de existir uno, cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

20. El encargado del Tratamiento de información de Datos Personales, deberá en todo momento, respetar las condiciones de seguridad y confidencialidad de la información del Titular establecidas.

Los derechos de los titulares podrán ejercerse por las siguientes personas legitimadas de conformidad con el artículo 2.2.2.25 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015:

a. Por el titular, quien debe acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el Instituto Superior de Pedagogía.

b. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

c. Por el representante o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

d. Por estipulación a favor de otro para otro.

Los derechos de los menores de edad se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

Todas las consultas que realicen las personas legitimadas para conocer los datos personales que reposen en el Instituto Superior de Pedagogía, se podrán realizar a través de los siguientes mecanismos:

Correo electrónico tratamiento.datospersonales@senado.gov.co

En la siguiente dirección física: calle 73 sur número 64-23, La Estrella.

12.1. CONSULTAS

Todas las consultas que realicen las personas legitimadas para conocer los datos personales que reposen en el Instituto Superior de Pedagogía se canalizarán a través de los canales que tiene el Senado destinados para tal efecto. En todo caso es necesario dejar prueba de lo siguiente:

a. Fecha de recibo de la consulta

b. Identidad del solicitante

c. Datos de contacto y notificación del solicitante.

Una vez verificada la identidad del titular se le suministraran los datos personales requeridos. La respuesta a la consulta debe comunicarse al solicitante en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho termino, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta.

12.2. RECLAMOS

Los reclamos tienen por objeto corregir, actualizar o suprimir datos o elevar una queja por el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes establecidos para el régimen de protección de datos en esta política.

El reclamo debe presentarse mediante solicitud dirigida al Instituto Superior de Pedagogía-Oficial de protección y tratamiento de datos personales, que contenga la siguiente información:

a. Nombre e identificación del titular o del dato o la persona legitimada.

b. Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo.

c. Dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite.

d. Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas, completamente o aclare su solicitud. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho termino, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha que se atenderá su reclamo.